Productivité est censé simplifiez-vous la viealors pourquoi tant de « hacks » compliquent-ils votre flux de travail ? J’ai été victime d’agendas coûteux, de stylos sophistiqués, Minuteries Pomodoroet des Submit-it codés par couleur, juste pour me rendre compte que ces méthodes ne faisaient que rendre ma liste de tâches plus écrasante et moins efficace. Ce n’est que lorsque j’ai découvert le tableau des tâches que j’ai réalisé que je n’avais pas besoin de me frayer un chemin vers la productivité : je pouvais le planifier.
Traditionnel listes de tâches n’ont jamais été efficaces pour moi : tout est regroupé sans tenir compte des priorités ou de la taille. Avec le recul, pourquoi des tâches telles que « planifier une pédicure » étaient-elles à côté de grandes choses comme « réorganiser complètement mon website Internet » de toute façon ? Le tableau des tâches résout ces problèmes, en donnant à chaque élément de votre liste un emplacement approprié qui tient compte de son actualité et de sa taille. De cette façon, vous savez exactement quoi faire et combien de temps cela prendra. Cette année, je dis officiellement adieu aux listes de tâches et j’adopte cette méthode pour être productif et organisé. Vous trouverez à l’avance tout ce que vous devez savoir sur cette méthode qui change la vie et pourquoi c’est ma nouvelle façon préférée de faire avancer les choses.
Qu’est-ce qu’un tableau de tâches ?
Si vous êtes comme moi, vos listes de tâches ressemblent probablement à un vidage cérébral chaotique de tout, de « envoyer un suivi à Slack » à « changer complètement de carrière » – vous savez, juste un autre jour dans la vie. « Avoir une liste sans matrice de priorités va être écrasant à chaque fois », déclare Grace Beverley, fondatrice de La méthode de productivité. Dans une vidéo de 2022 intitulée «Remark être vraiment très très productif sans se laisser submerger,» elle a introduit le idea de la desk à faire, et depuis, le idea a complètement explosé. Beverly vend désormais des planificateurs centrés sur le cadre éprouvé, et son website Internet affirme que neuf utilisateurs sur 10 se sentent moins dépassés après l’avoir intégré.
Un tableau de tâches décompose votre liste de tâches apparemment interminable en trois catégories stratégiques : tâches rapides, tâches et projets. Chaque catégorie a une colonne correspondante, et à côté se trouve votre emploi du temps. Avec chaque catégorie allant jusqu’à la dernière, vous gagnez instantanément en clarté sur ce que vous devez faire exactement, combien de temps cela prendra, remark les tâches sont liées à des objectifs plus larges et quand vous aurez le temps de les intégrer à votre emploi du temps aux côtés d’autres non. -négociables comme les réunions, les appels ou les rendez-vous.
Remark organiser une desk de tâches
Tiques rapides
Les ticks rapides sont vos tâches de cinq minutes ou moins qui ne nécessitent pas beaucoup de matière grise. Pensez : répondre à un e-mail, prendre rendez-vous chez le dentiste (téléphoner, le défi ultime pour la génération Z et la génération Y) ou mettre à jour votre statut Slack. En fonction de votre type de travailvous pouvez éliminer ces victoires faciles tôt dans la journée ou gardez-les pour la fin de l’après-midi lorsque vous n’avez pas la matière grise pour de grandes choses mais que vous voulez quand même faire avancer les choses.
Tâches
Ces articles de portée moyenne prennent de cinq à half-hour. Ils sont suffisamment importants pour avoir de l’significance, mais ne prendront pas toute votre journée. La modification d’un article de weblog ou la création d’un plan pour une présentation ou une réunion peut en faire partie. Il s’agit souvent de petites étapes qui soutiennent un projet plus vaste.
« Le meilleur système de productivité est celui qui prend en cost votre emploi du temps et votre cost de travail. »
Projets
Beverly les appelle « les grands garçons », automotive ils ne sont souvent pas terminés en une seule journée. Cependant, c’est généralement à cela que servent vos tâches et vos tâches rapides. Par exemple, si l’un de vos projets prévoit un événement, « entreprise de restauration de livres » pourrait être une tâche de votre liste qui prend en cost ce projet. Pour cette raison, vous aurez moins de projets que de tâches et de tâches rapides. Même si vous ne bougez peut-être pas l’aiguille tous les jours, les voir sur votre desk de tâches peut vous donner de la motivation, de la clarté et un however.
Calendrier
Je ne sais pas pour vous, mais sans emploi du temps clair, je me tourne les pouces à mon bureau toute la journée, me demandant quoi faire ensuite. A éviter procrastination ou des plages de temps perdues, ouvrez votre calendrier et notez toutes les réunions, rendez-vous ou délais que vous avez – AKA vos non-négociables. Maintenant, insérez des tâches et des tâches rapides là où vous avez le temps. Par exemple, si vous disposez de 20 minutes entre les appels, vous pouvez programmer quatre ticks rapides !
Vous pouvez organiser votre emploi du temps pour toute la semaine en décomposant vos projets en tâches et en ticks à cartographier au fil des jours. Ou bien, vous pouvez organiser votre emploi du temps quotidiennement. Quoi qu’il en soit, adaptez-le à votre vie, votre type de travail et vos objectifs. Automobile en fin de compte, le meilleur système de productivité est celui qui prend en cost votre emploi du temps et votre cost de travail.
Remark optimiser une desk de tâches
1. Personnalisez vos catégories
Peut-être que votre cost de travail ne nécessite pas souvent des tâches de half-hour : vos tâches prennent cinq minutes ou deux heures. Ou peut-être que vous êtes à l’école, vos catégories doivent donc être différentes. Pensez : des tâches rapides, des devoirs et des examens. C’est OK! Personnalisez vos catégories pour prendre en cost au mieux votre flux de travail. Vous pourriez même penser à ajouter une autre catégorie avec votre meilleurs objectifs!
2. Choisissez trois éléments non négociables
Quand tout semble essential, rien n’est essential. Ainsi, chaque semaine, puis chaque jour, choisissez trois choses à faire absolument. « Il y a probablement trois choses fondamentales qui, si vous ne faisiez rien d’autre ce jour-là, feraient une réelle différence pour savoir si cette journée vous fera avancer », explique Beverly. En vous forçant à choisir trois priorités, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment. J’aime choisir le mien la veille pour avoir de la clarté et pouvoir me mettre au travail le matin. Malgré ce qui m’attend, tant que je les accomplis, je considère cette journée comme un succès.
3. Tenez compte de votre énergie
Pour décider quand vous allez accomplir vos tâches, réfléchissez à la quantité d’énergie dont vous aurez besoin pour chacune d’entre elles et à quel second vous êtes le plus vulnerable de les faire. avoir assez d’énergie pour eux. Par exemple, si vous êtes très productif le matin, planifiez vos plus grandes priorités dès le début. Si vous travaillez mieux plus tard, commencez par des tâches plus petites et créez une dynamique. De même, ne planifiez pas trop de choses en une journée. « Si vous continuez à vous préparer à l’échec en planifiant trop dans votre journée… vous aurez constamment l’impression de ne pas en faire assez », explique Beverly.
« Prévoir suffisamment de temps pour vos questions non négociables et votre cost de travail peut vous aider à vivre votre vie avec plus de succès et moins de stress. »
Le tableau des tâches vous aide à être réaliste quant au temps que les choses vous prendront, alors optimisez également la quantité d’énergie qu’elles prendront. Cela aide à regrouper des tâches similaires. Si vous êtes déjà en « mode écriture » pour un élément de contenu, il peut être plus facile d’aborder d’autres tâches liées à l’écriture dans le même bloc. Mais certains varieties de travail peuvent vous épuiser et vous devez changer pour donner une pause à votre cerveau. « Travaillez avec vous-même… ne travaillez pas contre vous-même », explique Beverly.
4. Vérifiez votre emploi du temps
Une fois que vous aurez commencé à utiliser une desk de tâches, vous remarquerez peut-être que certaines choses prennent plus de temps que vous ne le pensiez ou vice versa. En vérifiant régulièrement votre emploi du temps, vous pouvez identifier les blocages gaspillés ou précipités, ce qui vous permet de planifier plus intelligemment la prochaine fois. Il ne s’agit pas d’ajouter autant de choses que attainable à votre liste mais plutôt d’optimiser votre temps et votre énergie. Prévoir suffisamment de temps pour vos questions non négociables et votre cost de travail peut vous aider à vivre votre vie avec plus de succès et moins de stress.
5. Accordez-vous du crédit
Rien de mieux que de rayer des éléments sur votre desk de tâches. Et vous vous retrouverez à rayer plus d’éléments que jamais dans ce format. Bien que ce soit une forme de satisfaction en soi (je suis une cuspide du Capricorne – le sentiment d’accomplissement est comme un expresso pour moi), j’aime écrire quelque selected dont je suis fier de moi chaque jour. Il peut s’agir de terminer mes non-négociables ou de garder mon sang-froid face à un e-mail ennuyeux. J’écris ceci au bas de chaque tableau de tâches pour me rappeler que la productivité et l’accomplissement sont différents chaque jour.
Pourquoi devriez-vous utiliser une desk de tâches
Le tableau des tâches m’a aidé à comprendre mes responsabilités plus que tout autre planificateur, hack ou méthode que j’ai essayé auparavant. En retour, cela m’a aidé à libérer beaucoup de temps. Et qu’est-ce que je fais de ce temps libre ? Vivre ma vie. Le however de productivité ce n’est pas se bousculer plus fort et faire plus de travail juste pour le plaisir. Il s’agit de faire ce que vous devez faire afin de pouvoir consacrer le reste de votre temps et de votre énergie à ce que vous devez faire. toi veux faire.
Il n’y a pas de pire sentiment que d’annuler des projets parce que le travail vous attend ou de passer une soirée « relaxante » avec des amis à vous soucier des choses que vous n’avez pas rayées de votre liste de choses à faire. Alors laissez la desk des tâches rationaliser votre flux de travail et libérer du temps pour la vie cette année, qu’il s’agisse d’un glad hour entre amis, d’un cours de poterie que vous aviez l’intention d’essayer ou simplement d’avoir suffisamment d’espace psychological pour profite de tes soirées sans que le stress du travail ne pèse sur vous.
À PROPOS DE L’AUTEUR
Langa Chinyoka, écrivain collaborateur
Langa est un écrivain et stratège basé à Los Angeles. Elle est actuellement rédactrice et stratège de contenu dans une agence de advertising. Son travail a été publié dans The Paris Evaluate, British Vogue, Highsnobiety, Eyeswoon, Camille Types, The Good Commerce, and so on.
